Một hóa đơn hằng tháng duy nhất cho mọi nhà cung cấp tại Pointe-Noire

Có: với tài khoản doanh nghiệp Résidence Feuille Pro, các đơn hàng của đội ngũ được gom vào một hóa đơn hằng tháng tập trung, chi tiết theo từng nhân viên, thanh toán trong 30 ngày.

Với trưởng phòng mua hàng hay kế toán, đó là khác biệt giữa một chồng hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp, mỗi tờ một định dạng và một hạn thanh toán, và một chứng từ duy nhất mỗi tháng, có sẵn trong Không gian của tôi kèm tệp xuất Excel.

Hóa đơn tháng gồm những gì?

Hóa đơn tháng tổng hợp các đơn hàng mà đội ngũ đã đặt trong Không gian của tôi, chi tiết theo từng nhân viên. Trong Không gian của tôi, bạn cũng xem được chi tiêu trong tháng theo từng dịch vụ.

• Một hóa đơn mỗi tháng, thanh toán trong 30 ngày.
• Chi tiết theo từng nhân viên: ai đã đặt gì.
• Tệp xuất Excel cho kế toán.
• Chi tiêu trong tháng, theo từng dịch vụ.

Những dịch vụ nào được tính vào hóa đơn hằng tháng?

Mỗi dịch vụ đều ghi rõ cách lập hóa đơn. Cụ thể như sau:

Làm sao kiểm soát chi tiêu?

Mỗi người đặt hàng theo quyền của mình; vượt hạn mức, trưởng bộ phận sẽ phê duyệt. Hạn mức được thiết lập cho từng người, và không ai được tự phê duyệt đơn của mình.

Mặc định, nhân viên được đặt đến 50 000 FCFA và trưởng bộ phận đến 200 000 FCFA; giám đốc đặt hàng không giới hạn hạn mức và có thể phê duyệt mọi đơn.

Với văn phòng phẩm, hệ thống gửi cảnh báo khi một bộ phận dùng hết 80 % ngân sách tháng.

Văn phòng phẩm hoạt động thế nào?

Paraphe cung cấp 124 mặt hàng văn phòng trong 13 nhóm: giấy, vở, bút viết, lưu trữ hồ sơ, thư tín, mực và toner, dụng cụ nhỏ, tin học, cà phê và tiếp khách, vệ sinh, an toàn, ấn phẩm.

• Giao trong 2 giờ tại cả 6 quận của Pointe-Noire, từ Lumumba đến Ngoyo.
• Thứ Hai đến thứ Bảy, 7h30 – 17h; ngoài giờ, giao trong 2 giờ sau khi mở cửa.
• Miễn phí giao hàng từ 50 000 FCFA chưa thuế (HT); hàng “đặt theo yêu cầu” giao trong 24 giờ.
• Đặt qua Không gian của tôi (mục Văn phòng phẩm) hoặc paraphe.residencefeuille.com.

Ai được xem hóa đơn?

Giám đốc và kế toán xem số liệu và hóa đơn, kèm xuất Excel. Trưởng bộ phận xem đơn của bộ phận mình, nhân viên xem đơn của chính mình.

Ví dụ: một tháng tại một công ty khách hàng

• Sáng nay hết toner: bạn đặt hộp mực, hàng được giao trong vòng 2 giờ.
• Cần đón khách hàng ở sân bay: bạn đặt xe và tài xế, tài xế sẽ chờ sẵn khi khách đến.
• Một hợp đồng cần ký ở đầu kia thành phố: bạn đặt điểm A và B trên bản đồ, người giao hàng xuất phát, bạn theo dõi hành trình.
• Điều hòa ở văn phòng bị hỏng: bạn báo sự cố, báo giá được duyệt trước khi sửa chữa.

Cuối tháng, các đơn này được đưa vào hóa đơn tháng, chi tiết theo từng nhân viên và kèm tệp xuất Excel.

Điều này thay đổi gì cho kế toán?

• Một hóa đơn mỗi tháng thay vì một hóa đơn cho mỗi đơn hàng.
• Chi tiết theo từng nhân viên, để biết ai đã đặt gì.
• Tệp xuất Excel, sẵn sàng đưa vào sổ sách kế toán.
• Một đầu mối duy nhất để giải đáp thắc mắc, bằng tiếng Pháp, tiếng Anh hoặc tiếng Trung.

Bắt đầu như thế nào?

Mở tài khoản cho công ty của bạn: miễn phí, và để bắt đầu bạn chỉ cần tên của mình và tên công ty. RCCM hoặc NIU sẽ được yêu cầu sau, trong Không gian của tôi. Sau đó mời đội ngũ, mỗi người một vai trò và hạn mức.